Het correct vergoeden van laadkosten voor een zakelijke auto is een cruciaal onderwerp voor zowel werkgevers als werknemers. Vanuit de Belastingdienst mag de werkgever een onbelaste vergoeding geven voor de werkelijke uitgaven van de werknemer, oftewel intermediaire kosten, of een zakelijke transactie met hem/haar aangaan. Dit helpt voorkomen dat de vergoeding fiscaal als loon wordt gezien. Hier lees je alles wat je moet weten over de vergoeding laadkosten auto van de zaak.
Vergoeding laadkosten van de zaak
Wanneer een werknemer in een elektrische of plug-in hybride auto van de zaak rijdt, mogen de elektriciteitskosten voor het opladen van deze auto aan de werknemer worden vergoed. Een vergoeding voor de werkelijke kosten, ook wel intermediaire kosten genoemd, vormen geen loon, mits de vergoeding niet hoger is dan het bedrag van de werkelijke uitgaven die de werknemer heeft gemaakt. Intermediaire kosten zijn uitgaven die de werknemer niet voor zichzelf doet, maar namens de werkgever en voor diens rekening.
“MOVABILITY GEEFT INZICHT”
Het is belangrijk om te weten welke fiscale regels hierbij gelden:
Onbelaste vergoeding laadkosten
Alle laadkosten voor werknemers met een auto van de zaak mogen volledig onbelast worden vergoed door de werkgever, zowel in het binnenland als buitenland.
Thuis laden
Indien een werknemer met een auto van de zaak thuis laadt, kan de werkgever de kosten voor het laden volledig vergoeden. De werknemer moet dan een specificatie overhandigen. Hierover vertellen we ja later meer.
Privé elektrisch auto
Voor medewerkers met een privé auto geldt een maximale onbelaste vergoeding per kilometer van €0,23.
De laadkosten kunnen in dit geval niet onbelast worden vergoed, zelfs niet als er op kantoor wordt geladen. Er moet een marktconforme vergoeding worden gevraagd.
Kosten laadpaal thuis
De kosten voor de aanschaf en installatie van een laadpaal thuis kunnen onbelast worden vergoed aan een medewerker met een auto van de zaak. Voor een niet-leaserijder wordt dit gezien als loon in natura en kan dit niet onbelast vergoed worden.
Specificatie aan de Werkgever bij Thuis Laden
Indien de werknemer met een auto van de zaak de auto thuis laadt, dan dient de werknemereen specificatie aan werkgever te overhandigen die het verbruik in kWh en het geldende kWh-tarief toont. Een laadpaal zonder hostingabonnement en chiplezer registreert echter alleen het totale kWh-verbruik, waardoor het voor de werknemer moeilijk aantoonbaar is dat de verbruikte stroom daadwerkelijk in de leaseauto van de werkgever is gegaan. Dit kan je vergelijken met het declareren van tankbonnen bij een brandstofauto.
Advies Movability
Om een sluitende administratie te hebben voor de Belastingdienst, adviseren wij om een laadpaal met een hostingabonnement en chiplezer te gebruiken. Dit zorgt ervoor dat het totale kWh-verbruik en de daarbij behorende werkelijke laadkosten nauwkeurig worden geregistreerd en vergoed. Hierbij dient de werkgever en/of de werknemer zelf de juiste stroomprijs in te voeren in de portal van de laadpaal aanbieder. Dit betreft de stroomprijs die overeenkomst met het energiecontract van de werknemer, waarbij de werknemer geen ‘winst’ mag maken op het tarief. Indien er een hoger stroomtarief wordt ingevoerd, dan wordt dit gezien als fiscaal loon.
Conclusie
Als werkgever kun je de laadkosten van een zakelijke elektrische of plug-in hybride auto volledig en onbelast vergoeden, mits je de juiste administratieve stappen volgt en ervoor zorgt dat de werknemer een sluitende specificatie overhandigt. Door te investeren in een laadpaal met een hostingabonnement en chiplezer, kun je zorgen voor een nauwkeurige en verifieerbare registratie van de laadkosten, waardoor zowel de werknemer als de werkgever voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Daarnaast worden stroomkosten op deze manier automatisch verrekend, waardoor de werknemer maandelijks zijn geld voor de afgenomen stroom ontvangt en de werkgever de kosten via de leasemaatschappij of laadpasleverancier ontvangt.
Zo weet je zeker dat je de vergoeding laadkosten auto van de zaak correct afhandelt en problemen met de fiscus voorkomt.
Wil je meer weten over hoe je de laadkosten van zakelijke auto's correct en fiscaal voordelig kunt vergoeden? Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek. Ook als je wil weten wat de beste keuze is voor selecteren van een passende laadpaalleverancier.
Experts in Mobiliteit
"Wij zijn experts in mobiliteit. Ons doel? Inzicht brengen in de complexe wereld van mobiliteit, zodat jij je medewerkers tevreden mobiel houdt."
Over
Movability
Met ruime ervaring en hoge klanttevredenheid kan Movability u voorzien van gedegen advies én effectieve uitvoering. in Nederland en heel Europa.
Neem vandaag nog contact op voor een vrijblijvende kennismaking.
Voorziet in de wensen van moderne mobiliteit voor werknemers- Wij zorgen voor antwoord op alle vragen voor een optimale werknemerstevredenheid
- Voorkomt een administratieve last op medewerkers
- Wij zorgen ervoor dat werknemers efficiënt kunnen zijn
- Helpt bij het maken van de juiste keuzes voor optimale besteding van het budget
- Wij zorgen ervoor dat er geen onnodige kosten gemaakt worden
Schrijf je in voor de nieuwsbrief