Valt jouw organisatie onder de rapportageverplichting?

De eerste stap is om te controleren of jouw organisatie onder de rapportageverplichting valt; heeft jouw organisatie op peildatum 1 januari 2024 100 of meer werknemers in dienst?Hierbij wordt gekeken naar het aantal werknemers per KVK inschrijving. Dus één rapportage per KVK nummer indien er 100 of meer werknemers werkzaam zijn onder dit KVK nummer. De tweede stap is om vast te stellen of van die 100 of meer werknemers, op grond van arbeidsovereenkomst ten minste twintig uur betaalde arbeid per maand wordt verricht. Hieronder vallen werknemers met een contract en payroll. Gedetacheerden en uitzendkrachten, die je op de peildatum (1 januari van het rapportagejaar) had ingehuurd zijn geen werknemers van jouw organisatie. 

Welke gegevens rapporteren?

De rapportageverplichting geldt zowel voor zakelijke als woon-werkmobiliteit. Het verschil daartussen is als volgt:

Bij Zakelijke mobiliteit gaat het om alle reizen die werknemers voor hun werk maken, met uitzondering van woon-werkmobiliteit (zie hierna).
Bij Woon-werkmobiliteit gaat om het reizen van werknemers tussen woon- of verblijfplaats en de locatie waar de arbeid wordt verricht. Bij de locatie waar de arbeid wordt verricht gaat het om de locatie waar de werknemer ‘gewoonlijk’ arbeid verricht. We bedoelen hiermee het vaste werkadres. Meestal staat dit adres aangegeven in de arbeidsovereenkomst van de werknemer.

Reizen van en naar andere plaatsen dan het vaste werkadres, vallen niet onder woon-werkmobiliteit. Die reizen worden gezien als zakelijke mobiliteit. Als een werknemer dus geen vast werkadres heeft, worden alle reizen beschouwd als zakelijke mobiliteit.

Wat hoef je niet te rapporteren?

Wat hoef je niet in te vullen?

• Zakelijke mobiliteit waarbij gebruik gemaakt wordt van voertuigen met grijze kentekens (bedrijfswagens);
• Privégebruik van bedrijfswagens en leaseauto’s (Als privégebruik is meegenomen in de registratie van kilometers, dan trek je dit af van het totaal aantal gereden kilometers);
• Als een deel van de reis plaatsvindt in het buitenland, tel je de kilometers van de hele reis mee. Dit kan voorkomen als een werknemer in het buitenland woont of als het gaat om een zakelijke reis naar het buitenland.
• Reizen met het vliegtuig;
• Als werknemers hun zakelijke reizen met het ov declareren, weet je als werkgever vaak niet hoeveel kilometers er precies zijn gereisd. Daarom rapporteert je het totale bedrag dat is gedeclareerd voor het openbaar vervoer. Het online platform berekent dan automatisch het aantal ov-kilometers en dit aantal kun je zien in het overzicht.

Hoe ga je rapporteren?

Onder rapportage wordt verstaan ‘gegevensverzameling’ van de gereisde kilometers met:

• de Auto van de zaak
• de Motor van de zaak
• de (Brom)Fiets van de zaak
• het Openbaar vervoer
• te voet
  
  

Stap 1: Bepaal het totaal aantal gereden kilometers van jouw mobiliteitsaanbod per vervoersmiddel/brandstof. Onderstaande tabel toont de gegevens die je moet verzamelen en aanleveren over personenauto’s en andere vervoermiddelen van de zaak. Het is belangrijk dat je al deze gegevens (indien van toepassing) uit jouw lease- of bedrijfsadministratie kunt halen.

Als jouw wagenparkadministratie of jouw leasemaatschappij wel de jaarkilometers per vervoermiddel kan aanleveren, maar geen splitsing kan maken naar privé, woon-werk- en zakelijke reizen, dan moet je de zakelijke kilometers zelf berekenen. Je kunt daarbij gebruik maken van de ‘forfaitaire methode’.

De forfaitaire methode houdt in dat je van het totaal aantal jaarkilometers per voertuigtype de woon-werkkilometers aftrekt, evenals een vastgesteld gemiddelde (forfaitair) voor privékilometers. De zakelijke kilometers voor de jaarrapportage blijven dan over. Je doet dit voor alle vervoermiddelen en brandstoftypen apart.

Stap 2: Bepaal van zakelijke kilometers met de lease- of bedrijfsfiets.
Het is mogelijk dat het totaal aantal kilometers dat werknemers met de bedrijfsfiets (elektrische fiets, bromfiets of scooter) rijden, niet wordt geregistreerd. Er zijn dan extra stappen nodig om het aantal jaarkilometers te bepalen. Afhankelijk van de volgende situaties:

1. Als het aantal zakelijke ritten bekend is, vermenigvuldigt u het aantal ritten met de gemiddelde afstanden per rit.
2. Als alleen het totaalaantal ritten bekend is (niet uitgesplitst naar zakelijk) volgt er een apart stappenplan.
3. Als het totaal aantal fietsritten ook niet bekend is, kun je een enquête houden onder de werknemers die zakelijk van deze vervoermiddelen gebruik maken. Ook kun je besluiten dit onderdeel van jouw zakelijke mobiliteit in het geheel niet mee te nemen in de rapportage. Op die manier heb je wel minder duurzame jaarkilometers om te rapporteren. Je profiteert dan niet van het gunstige effect dat dit heeft op de berekening van de totale CO2-uitstoot van jouw organisatie.

Stap 3: Gegevensverzameling (OV)
Data van, bijvoorbeeld, NS verzamelen om hierover te kunnen rapporteren.

Stap 4: Gegevensverzameling (declaraties eigen vervoer)
Als werkgever kun je te maken hebben met declaraties van zakelijk gereden kilometers. Dit is het geval als jouw werknemers zakelijke reizen in eerste instantie voor eigen rekening hebben gemaakt, en daar aan het einde van de maand (of een andere periode) declaraties voor bij jouw indienen. Zakelijke declaraties kunnen over elk vervoermiddel gaan, inclusief ov en deelmobiliteit. Als de gegevens voldoende zijn uitgesplitst naar vervoermiddel en brandstoftype, vormt de administratie van declaraties een goede basis voor de jaarlijkse rapportageverplichting.

Stap 5: Woon-werk mobiliteit
Woon-werkmobiliteit is het reizen tussen woon- of verblijfplaats van de werknemer en de plaats waar ‘de arbeid pleegt te worden verricht’ (de standplaats). Het vervoermiddel kan per dag wisselen. Door werkgevers wordt er vaak geen (volledige) administratie van de woon-werkmobiliteit van alle werknemers bijgehouden. Er zijn een tweetal methoden mogelijk die helpen om aan de nodige gegevens te komen voor rapportageverplichting:

1. Ritregistratie
2. Jaarlijkse enquête

De methode van de ritregistratie kun je gebruiken als jouw administratie nu al grotendeels op orde is voor de rapportageverplichting. In alle andere gevallen – zeker de eerste keer – raden we aan gebruik te maken van de enquête.

Om de benodigde gegevens te verzamelen is een enquête met een beperkt aantal vragen nodig over het reispatroon van de werknemer in de voorgaande week. Aan de hand van de antwoorden kun je de vereiste jaartotalen berekenen. Het is mogelijk om de enquête zelf binnen jouw organisatie uit te voeren

Ondersteuning en Hulp bij Rapportage

Twijfel je of je over de juiste gegevensverzameling en/of methoden beschikt of heb je hulp nodig?

We kijken graag met je mee!

Of het nu gaat om het beoordelen van jouw gegevensverzameling, het begeleiden bij het invullen van formulieren of het verstrekken van advies over mobiliteitsbeleid, wij zijn er om jou te ondersteunen. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie of assistentie.